Referat af stiftende generalforsamling i Grundejerforeningen for Enebærvej og Melissehaven, Hvalsø, 27.september 2002.

 

Generalforsamlingen blev afholdt i mødelokalet, Østergade 1.

Der var repræsenteret 15 af 19 husstande, i alt 21 personer.

Enebærvej 8 og 12, samt Melissehaven 1 og 9 var ikke repræsenteret.

 

Dagsorden:

1.Valg af dirigent

2.Orientering fra det nedsatte vedtægtsudvalg

3.Vedtagelse af foreningens navn

4.Vedtagelse af endelige vedtægter

5.Valg af bestyrelse i henhold til vedtagne vedtægter

6.Valg af revisor og -suppleant

7.Fastsættelse af kontingent

8.Øvrige indkomne forslag

9.Eventuelt, herunder festlige indslag

 

Ad 1: Valg af dirigent.

Sonja, Enebærvej 14 blev valgt.

Under dette punkt valgtes desuden Erik, Melissehaven 3, som referent.

 

Ad 2: Orientering fra det nedsatte vedtægtsudvalg.

Vedtægtsudvalget, bestående af Jette, Melissehaven 11, René, Melissehaven 6 og Erik, Melissehaven 3, orienterede. Udvalget havde udarbejdet forslag til vedtægter med udgangspunkt i en officiel vejledning og tilpasset denne til vores lokale forhold.

 

René havde haft kontakt med Hvalsø kommune og fået oplyst, at foreningen er forpligtet til at vedligeholde vejene, jfr. vores købsaftaler. Dette gælder dog ikke Enebærvej, som er (vil blive) en forbindelsesvej. Vedligeholdelsespligten gælder også stianlæg, internt i den udstykning, som foreningen dækker. René var blevet lovet en oversigt over planlagte stianlæg mv., men havde endnu ikke modtaget denne.

 

Erik havde også talt med kommunen og fået oplyst, at man ikke forventer at Melissehaven bliver asfalteret i 2002. Muligvis bliver det smalle forbindelsesstykke ud for Enebærvej 2 og Melissehaven 1 dog asfalteret. Dette forventer kommunen at afklare i løbet af 1-2 uger.

 

Ad 3: Vedtagelse af foreningens navn.

Der var indkommet et forslag: ”Grundejerforeningen Bøgens Kvarter”.

Desuden blev ”Grundejerforeningen Sarbjerg IV” foreslået og dette blev vedtaget med overvældende flertal.

Ad 4: Vedtagelse af endelige vedtægter.

Vedtægtsudvalget havde sammen med dagsordenen udsendt et forslag til vedtægter.

Der var fremkommet i alt fem forslag til ændringer hertil.

 

Forslag a) – d) var fremsat af Per, Enebærvej 2. Forslag e) var fremsat af Erik, Melissehaven 3.

 

a)§ 10. Bestyrelsen skal bestå af fem medlemmer: Formand, næstformand, kasserer, sekretær, bestyrelsesmedlem.

b)§ 10. Samt at formand eller næstformand ikke skal have to stemmer.

 

Forslag a) og b) blev behandlet under ét, men sat til afstemning hver for sig.

 

Per begrundede bl.a. forslag a) med at et lige antal bestyrelsesmedlemmer er uheldigt, idet eventuelle afstemninger i bestyrelsen let kan ende lige. Der var udbredt tilslutning hertil og forslag a) blev vedtaget med stort flertal.

 

Per begrundede bl.a. forslag b) med, at han ikke ønsker at der ligger for megen magt hos formanden. Forslaget blev ivrigt diskuteret. Der blev fra flere sider bl.a. argumenteret for, at vedtagelsen af forslag a) havde reduceret betydningen af, at formandens (evt. næstformandens) stemme er afgørende ved stemmelighed. Det blev desuden fremhævet, at det også i situationer, hvor der kun var fire fremmødte bestyrelsesmedlemmer, kunne være nødvendigt at nå til en afgørelse. Forslag b) blev herefter nedstemt med stort flertal.

 

c)§ 10. Der skal være to revisorer.

 

Per uddybede, at det i forslaget var forudsat, at der tillige skulle være to revisorsuppleanter. Dette var flere dog skeptiske overfor, idet man mente at der så ville skulle vælges for mange personer til bestyrelse mv. i forhold til antallet af medlemmer. Det blev herefter besluttet, at sende to forslag til afstemning:  1.To revisorer og to suppleanter. 2. To revisorer og ingen suppleanter.

 

Forslaget om to revisorer og ingen suppleanter blev herefter vedtaget med stort flertal.

 

d)§ 9. Der må aldrig optages lån i grundejerforeningen, uden der er 100% opbakning på en generalforsamling.

 

Forslag d) gav anledning til en lang debat. Bl.a. om hvorvidt foreningen i det hele taget bør stifte gæld og om hvor meget det enkelte medlem må kunne forpligtes til. Der var en generel skepsis overfor at kræve 100% opbakning til en eventuel gældsforpligtelse. På den anden side var der også tilslutning til at beskytte et eventuelt mindretal mod uønskede gældsforpligtelser.

 

Kim, Enebærvej 10, foreslog herefter, som kompromis, følgende tilføjelse til vedtægternes § 12:

Gældsforpligtelse over kr. 2.500 pr. parcel skal godkendes på generalforsamlingen med mindst 2/3 af de afgivne stemmer herfor. I så fald kræves tillige, for at gældsforpligtelsen kan godkendes, at mindst halvdelen af foreningens medlemmer er til stede eller repræsenteret på generalforsamlingen. Såfremt dette ikke er tilfældet, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor gældsforpligtelsen med det nævnte flertal kan vedtages, uanset hvor mange medlemmer der måtte være mødt.

 

Denne tilføjelse til § 12 blev herefter vedtaget med stort flertal og forslag d) blev forkastet.

 

e)§ 3. Foreningens område omfatter 19 parceller med matrikelnr. 6ch, 6ci, samt 6ck – 6cø, beliggende på Enebærvej og Melissehaven, svarende til etape IV i lokalplan 71.

 

Forslaget var begrundet i en fejl i de angivne matrikelnumre i det udsendte udkast til vedtægter. Forslag e) blev enstemmigt vedtaget.

 

Med de besluttede ændringer, nævnt ovenfor, blev det fremsatte forslag til foreningens vedtægter herefter enstemmigt vedtaget.

 

Ad 5: Valg af bestyrelse i henhold til vedtagne vedtægter.

I henhold til de netop vedtagne vedtægter, skulle der vælges en formand, samt yderligere fire bestyrelsesmedlemmer og en suppleant.

 

Da ingen var interesseret i at stille op som formand, blev det besluttet, at vælge seks personer til bestyrelsen inklusive suppleant og lade bestyrelsen konstituere sig selv.

 

Præcis seks personer ønskede at deltage i bestyrelsesarbejdet og der blev derfor ikke afholdt afstemning.

 

De seks personer, valgt til bestyrelsen, blev:

Allan, Enebærvej 14            Cecilia, Enebærvej 6             Di, Melissehaven 10

Erik, Melissehaven 3            Lars, Melissehaven 11        Pia, Enebærvej 4

 

På sit første møde fordeler bestyrelsen herefter posterne som formand, næstformand, kasserer, sekretær, menigt bestyrelsesmedlem, samt suppleant, imellem sig.

 

Ad 6: Valg af revisor og –suppleant.

Efter vedtægtsændringerne var punktet ændret til valg af to revisorer. Lene, Melissehaven 4 og Christian, Melissehaven 12, blev valgt til revisorer.

 

 

Ad 7: Fastsættelse af kontingent.

Der var indkommet forslag om et kontingent på 1.000 kr. årligt, fordelt med 500 kr. 1. januar og 500 kr. 1. juli, jfr. vedtægternes § 8. Der var enighed om, at det er vanskeligt at fastsætte et begrundet kontingentniveau, når foreningens opgaver ikke er kendt i fuldt omfang. I fravær af et budget for foreningen, blev forslaget dog enstemmigt vedtaget.

 

Der vil herefter blive opkrævet 500 kr. pr. parcel med sidste rettidige indbetalingsdag 1. januar 2003. Endvidere vil der snarest blive opkrævet 500 kr. pr. parcel i indskud, jfr. vedtægternes § 6. Senest på den ordinære generalforsamling i foråret 2003, vil kontingentstørrelsen blive taget op igen.

 

Ad 8: Øvrige indkomne forslag.

Der var ikke indkommet yderligere forslag.

 

Ad 9: Eventuelt.

Det blev besluttet at nedsætte et festudvalg, bestående af Jette, Melissehaven 11, Lene, Melissehaven 4, René, Melissehaven 6 og Sonja, Enebærvej 14. Udvalget kan selv beslutte hvilke arrangementer, der skal arrangeres. Fastelavnsfest, sommerfest og Sankt Hans fest blev foreslået.

 

Endelig blev der foreslået en lang række emner, som bestyrelsen skal tage op:

Skilte med ”Legende børn” og trafikbump.

Hvordan vi skal forholde os til snerydning, herunder forsikringsspørgsmålet.

Afklaringer med kommunen, bl.a.

-asfalteringstidspunkt for Melissehaven, herunder særligt det smalle stykke,

-generel færdiggørelse i henhold til lokalplanen,

-hvilke stier og vejstykker vi skal vedligeholde og hvad dette indebærer,

-at vi ikke ønsker fortov på Melissehaven,

-planerne med de omkringliggende jordbunker,

-vores muligheder for at disponere over ”frie” arealer til f.eks. bål- eller boldplads,

-kommunens planer for de tre uudstykkede grunde ved markvejen,

-muligheden for at ”afvikle” mosehullet ved markvejen.

 

Det blev fremhævet, at bestyrelsen bør fungere som en aktiv sparringspartner overfor kommunen, da vi formentlig derved vil have gode muligheder for reelt at påvirke beslutningerne.

 

Dirigenten afsluttede herefter generalforsamlingen med at takke for god ro og orden.